Tuliko migraatiosta migreeni?

Teksti: Matti Pulkkinen

Mikä ihmeen migraatio? Käytännössä migraatiolla tarkoitetaan olemassa olevan sisällön siirtämistä muodosta ja järjestelmästä toiseen niin, että siirron yhteydessä sisältöä myös muokataan. Useimmiten migraatiossa siirrytään lineaarisesta sisällöstä kuten Word-tiedostoista rakenteiseen ja modulaariseen sisältöön kuten DITA XML:ään. Migraation suunnitteluun kannattaa varata aikaa, ettei migraatiosta tule migreeniä.

Mitä olet migroimassa? Ja mihin?

Migraatiossa on kolme peruslähestymistapaa:

  • Täysin käsin tehtävä migraatio, joka on sopiva silloin, kun lähdemateriaali on niin epäyhtenäistä, että sitä ei voi käsitellä koneellisesti, tai kun lähdemateriaalia on tarkoitus muokata reilusti. Käytännössä tällöin käydään lähdemateriaali tarkasti läpi ja sitä voidaan kirjoittaa myös uusiksi. Tämä lähtökohta soveltuu myös tilanteisiin, joissa lähdemateraalia on niin vähän, että automaation kehittämiseen kuluu liikaa aikaa.
  • Täysin koneellisesti tehtävä migraatio, jolloin lähdemateriaalin on oltava hyvin yhtenäistä. Käytännössä koneellisessa migraatiossa olemassa oleva sisältö vain muunnetaan toiseen muotoon ja sisältöä muokataan vain vähän konversion jälkeen. Varsinainen muunto tehdään tarpeeseen kehitetyllä skriptillä.
  • Osin koneellisesti ja osin käsin tehtävä migraatio, joka yhdistää skriptaamisesta saatavat hyödyt käsin tehtävään muokkaukseen. Ennen muuntoa varmistetaan, että lähdemateriaali on yhtenäistä, ja skriptillä tehdyn muunnon jälkeen tehdään jälkimuokkaus, jolla viimeistellään lopputulos. Tämä lähestymistapa on useimmiten soveltuva, koska skriptaamisella voidaan säästää aikaa.

Miten migraatio toteutetaan?

Ennen kuin voit toteuttaa varsinaisen migraation, sinulla on oltava mietittynä uuden sisällön rakennemalli ja muoto sekä sisällönhallintajärjestelmä. Kun nämä on valittu, voit suunnitella migraatioprosessin.

1. Valmistele sisältö

  • Analysoi eli tutki lähdemateriaalin kypsyys. Tällä vaiheella selvitetään, mikä lähestymistavoista sopii parhaiten ja kartoitetaan sisällön muokkaustarpeet. Analyysiin tarvitaan edustava otos dokumentteja, esimerkiksi muutama dokumentti jokaista eri dokumenttityyppiä kohti.
  • Suunnittele migroidun eli siirretyn sisällön rakenne. Tätä työvaihetta kutsutaan myös informaatiosuunnitteluksi. Käytännössä tässä mietitään, mitä osia olemassa olevasta sisällöstä siirretään uuteen sisältöön ja missä järjestyksessä. Lisäksi suunnitellaan uuden sisällön tarve.
  • Muokkaa sisältöä ja varmista, että se on yhtenäistä. Tämä on erityisen tärkeää, jos on tarkoitus käyttää skriptaamista osana konversioprosessia.
  • Pohdi ja päätä, haluatko konvertoida kaiken olemassa olevan sisällön kerralla ja systemaattisesti vai vaiheittain esimerkiksi niin, että kun päivitetään tai luodaan uutta sisältöä, se tehdään uudessa järjestelmässä.

2. Aja skripti(t)

  • Jos olet valinnut migraatioon lähestymistavan, joka sisältää koneellisesti tehtävää konversiota joko kokonaan tai osittain, kehitä konversioskriptit ja ohjeista niiden käyttö. Testaa skriptit huolellisesti ja kartoita jälkikäsittelyn tarve, eli selvitä mitä skripti ei tee.
  • Aja skriptit systemaattisesti.

3. Viimeistele sisältö

  • Jos olet valinnut koneellisen lähestymistavan, muokkaa sisältöä skriptien ajamisen jälkeen niin, että lopputulos on yhtenäistä ja valitun rakenteen mukaista.
  • Tarvittaessa luo kokoomatiedostot eli mäpit, joilla moduuleista kootaan kokonaisia dokumentteja. Tämä voidaan joissakin tapauksissa tehdä myös skriptillä, jos sisällön rakenne ei muutu.

4. Vie sisältö uuteen järjestelmään

  • Selvitä uuden sisällönhallintajärjestelmän toimittajan kanssa, miten sisällön saa tehokkaasti vietyä uuteen järjestelmään.
  • Noudata sisällönhallintajärjestelmän toimittajan ohjeita ja vie konvertoitu sisältö uuteen järjestelmään.
  • Varmista migraation onnistuminen tekemällä testijulkaisu.

Migraation kipukohtia

Migraatiossa hyvä suunnittelu on olennaisen tärkeä osa koko prosessia. Tässä on muutamia asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon:

  • Kustannukset: migraation perimmäisenä tarkoituksena on tyypillisesti rahallinen säästö. Ota kuitenkin huomioon, että migraatio myös nielee rahaa, ja säästöt näkyvät tyypillisesti viiveellä. Pikavoittoja ei ole luvassa.
  • Sisältö: kaikki käsin muotoiltu sisältö tuottaa ongelmia, ja varsinkin erilaiset luettelot, taulukot sekä kuvat kannattaa tarkastaa ja muokata systemaattisesti joko ennen konversiota tai konversion jälkeen.
  • Metadata: jos olet siirtymässä modulaariseen sisältömalliin, mieti millaista metadataa tarvitset ja rakenna ja viimeistele tarpeen mukainen metadatamalli ennen kuin aloitat sisällön konversion. Näin metadatamalli on vakaa eikä metadataa tarvitse syöttää jälkikäteen.
  • Uuden sisällön kirjoitus: migraation yhteydessä on iso houkutus kirjoittaa osa sisällöstä uusiksi samaan aikaan migraation kanssa. Ota huomioon, että migraatio on itsessään iso urakka; sen ohessa kannattaa päivittää vain sellaista sisältöä, joka ei muuten sovi uuteen rakennemalliin. Jos pyritään migroimaan sisältöä ja kirjoittamaan samalla uusiksi, projekti kestää todella pitkään.

 

Yhteydenottopyyntö

Lionbridge Oy
Puolikkotie 8, 5. krs
02230 Espoo
+358 9 4270 5600
sales.fi@lionbridge.com

Lionbridge Oy
Hermiankatu 12 C
33720 Tampere
+358 9 4270 5600
sales.fi@lionbridge.com

Seuraa meitä